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Ob es darum geht einen Berg Zahlen in ein aussagekräftiges Chart zu verwandeln, oder aus trockenen Statistiken Zukunftsstrategien zu entwickeln: das Resultat unterscheidet über Ihren Unternehmenserfolg!

Wir begleiten Sie auf dem Weg in ein digitales Arbeiten! Wir kümmern uns um alles. Wir machen alles. Wir arrangieren alles.
Denn Zahlen sind Zahlen. Den Unterschied machen Menschen!
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Teil 1: Schaffen Sie Ordnung auf dem Schreibtisch und im Kopf!

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Teil 1: Schaffen Sie Ordnung auf dem Schreibtisch und im Kopf!

Die Vorweihnachtszeit ist für die Meisten von uns eine stressige Zeit. Für viele ist es die Hauptsaison Ihres Geschäftes, die Kundenanfragen häufen sich und der Email-Posteingang geht auch schon wieder über.

Auf Weihnachten folgen meistens 2 ruhige Arbeitswochen, die man perfekt für das Aufarbeiten, Ordnen, Sortieren und Entsorgen nützen kann. Darum haben wir uns entschieden, diese Woche dem Thema Büroorganisation zu widmen, um Sie schon mal auf das Thema einzustimmen. Die ganze Woche über versorgen wir Sie mit zahlreichen Tipps zum Thema Büroordnung und Organisation.

Legen wir los!

Auf meinem Gebiet bin ich spitze, aber in meinem Büro herrscht das reinste Chaos!

Aufräumen, Lesen, Sortieren, Ablegen – Büroarbeit kostet in erster Linie Zeit und Nerven. Zeit, die Sie ertragreich nutzen könnten, um sich auf wichtigere Dinge zu konzentrieren: Kundenbetreuung beispielsweise.

Den meisten Menschen geht schon der Gedanke, dass sie sich jetzt hinsetzen müssen um die Post zu sortieren, die Belege für den Steuerberater zu ordnen oder schon wieder dies und jenes einzuscannen, um es hier und dort digital abzuspeichern gegen den Strich. Erst in zweiter Linie kommt der Faktor „Zeit ist Geld“ ins Spiel.

Ordnung am Arbeitsplatz ist etwas Individuelles.

Die Meisten überlegen sich kaum eine „richtige“ Ablagetechnik, arbeiten selten regelmäßig oder systematisch. Die richtigen Probleme entstehen, wenn man im Nachhinein etwas finden muss, und meistens dann, wenn zB der Chef die Antworten auf gestellte Fragen am besten schon gestern gehört hätte. Wer kennt das nicht…

Laut Umfragen und Statistiken signalisieren Chaos und Unordentlichkeit am Arbeitsplatz eine unzuverlässige, unprofessionelle Arbeitsweise. Studien ergeben, dass Vorgesetze Mitarbeiter bevorzugen, die einen aufgeräumten Schreibtisch haben.

Ich brauche eine gewisse Unordnung, sonst kann ich nicht arbeiten.

Büroorganisation ist stark Branchenabhängig. Ein Versicherungsvertreter benötigt ein komplett anderes Ablagesystem als ein Schlachthof, Frisör, Trainer, Rechtsanwalt oder Dekoartikel-Händler. Personen, die in einem Büro am Tisch sitzen haben andere Bedürfnisse als jemand, der viel unterwegs ist, oder jemand der zwischen Home- und To-Go-Office hin und her hüpft. Die Branche sowie die Art der Tätigkeit haben einen hohen Einfluss auf die organisatorischen, technischen und räumlichen Erfordernisse. „Irgendwie“ ans Ziel zu kommen mag am Ende auch ausreichend sein, aber es ist weder kurz, leicht noch elegant. Systematik und Ordnung erhöhen die Produktivität bei Ablage & Co. Doch weder in der Schule noch an der Universität lernen Sie, wie Sie Büroarbeit am zielführendsten bewältigen.

Die Bürowelt ist im Wandel!

Mit der digitalen Welt ist für viele Büroangestellte eine große Herausforderung angebrochen: die Paralleluniversen von Papier und elektronischen Unterlagen. Plötzlich gibt es Dokumente die teilweise in Papier, teilweise in digitaler Form vorhanden sind. Die Organisation, Zusammenführung, Ablage – und das auch noch kosteneffektiv – erfordert eine große Portion an Ausdauer, Selbstdisziplin und vor allem Erfahrung. Ganz besonders, wenn es sich nicht nur um einen Einzelarbeitsplatz handelt, sondern die Unterlagen bei einem Team, das möglicherweise zentral arbeitet, anfallen.

Wenn Sie auf die Frage „warum Sie die Dinge so machen“ antworten: „weil wir es immer schon so machen“, „das habe ich von meiner Vorgängerin so übernommen“, „ich habe meine Freundin gefragt, wie sie das in ihrer Firma so macht“ dann wissen Sie: jetzt ist der richtige Zeitpunkt gekommen, die Dinge zu hinterfragen und neu zu gestalten!

Überlegen Sie nun Folgendes:

–        Könnte Ihr wichtigster Kunde jetzt ohne Vorankündigung bei Ihnen im Büro vorbeikommen? Und würde er Ihr wichtigster Kunde bleiben?

–        Können Sie einem Kollegen ohne Weiteres detailliert beschreiben, wo er den Vertrag mit dem Mobilfunkanbieter findet, den Sie vor 5 Jahren abgeschlossen haben, auf dem allein die Kundennummer angeführt wird?

Wenn sie beide Fragen mit ja beantworten können ist alles in Ordnung. Wenn Ihr Kunde das Chaos nicht sehen dürfte, dann ist Ihr Kernproblem das Aufräumen; wenn Ihre Beschreibungen eher Vermutungen gleichen, fehlt Ihnen wahrscheinlich eine Ordnungsstruktur.

Beide Male mit nein geantwortet? Auch kein Problem – noch ist nichts verloren! Einfach aufräumen und dann eine individuelle nützliche Ordnung schaffen.

Gehen wir es gemeinsam an!

Morgen widmen wir uns ganz dem Thema Aufräumen und Ordnung schaffen.

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