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Ob es darum geht einen Berg Zahlen in ein aussagekräftiges Chart zu verwandeln, oder aus trockenen Statistiken Zukunftsstrategien zu entwickeln: das Resultat unterscheidet über Ihren Unternehmenserfolg!

Wir begleiten Sie auf dem Weg in ein digitales Arbeiten! Wir kümmern uns um alles. Wir machen alles. Wir arrangieren alles.
Denn Zahlen sind Zahlen. Den Unterschied machen Menschen!
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Einfach und effektiv Ordnung schaffen – der Traum eines jeden!

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Einfach und effektiv Ordnung schaffen – der Traum eines jeden!

Heute widmen wir uns den Themen aufräumen und ordnen. Sie meinen das ist doch das gleiche? Wir nicht. Unter aufräumen verstehen wir ordnen und nicht Brauchbares wegschmeißen. Beim Ordnen brauchen Sie die Dinge nur sauber und für Sie sinnvoll anzuordnen.

Verschaffen Sie sich in einem ersten Schritt einen Überblick, welche Dinge Sie in welcher Reihenfolge angehen sollten. Machen Sie eine Art Inventur und ordnen Sie diese nach Dringlichkeit. Wo gehört aufgeräumt? Schreibtisch, Schubladen, Schränke, Regale, Pinnwände, Ablagekörbe, Stapel, Ordner, Bücher, CD’s, Kabel, Fußboden, Fensterbänke, Küche, Blumen, Deko, Wartebereich, usw. Nehmen Sie sich Zeit und gehen Sie alle Bereiche chronologisch durch. Schreiben Sie alle Bereiche, in denen Ordnung geschaffen werden sollte auf und ordnen Sie diese nach Dringlichkeit. Beginnen Sie natürlich mit dem Bereich, der für Sie am wichtigsten ist.

Beim Aufräumen sollten Sie jedes Mal nach dem gleichen Muster vorgehen: ausräumen, saubermachen (auswischen), nicht Brauchbares wegschmeißen und allen übrigen Dingen einen neuen festen Platz zuweisen.

Je nachdem welcher Typ Mensch Sie sind planen Sie abwechselnde Tätigkeiten (zB Schublade ausmisten, Telefonate erledigen, Regalfach ordnen) oder legen Sie ähnliche Tätigkeiten zusammen (zB alle Regale des Rollcontainers ordnen). Sie können auch genaue Bestandsaufnahmen in Form von Checklisten führen.

Die Reichweite

Unabhängig davon, wo Sie arbeiten und wie groß Ihr Büro ist: was wo einen festen Platz haben sollte, untersteht immer demselben Prinzip:

–        alles was Sie häufig brauchen, hat einen möglichst direkten Zugriff,

–        was Sie nur selten brauchen, ist weiter weg.

Die Dinge in Ihrem Büro sollten soweit wie möglich einen festen Platz haben. Helfen können Sie sich dabei mit Hängeregistern oder Ablagekörben. Aber Achtung! Was in einem Ablagekorb verschwindet, droht meistens nicht mehr so schnell seinen Weg wieder raus zu finden.

Der Schreibtisch ist heilig

Der Schreibtisch ist Ihre Arbeitsfläche – kein Archiv, keine Zwischenablage, keine Sammelstelle für Aufgaben und Zettel. Ordnung bringt es mit sich, dass Sie sich auf die wesentlichen Dinge konzentrieren können. Alles was ablenkt, hat auf Ihrem Tisch nichts verloren: alte und kaputte Gegenstände, tausende Kugelschreiber, Brillenputztücher, veraltete PC-Unterlagen. Auch das Essen. Essen Sie nicht an Ihrem Schreibtisch – die Pause und der Abstand zur Arbeit ist nicht nur gesund, er ist absolut notwendig.

Unterlagen gliedern sich in drei Zeitzonen: Vergangenheit, Gegenwart, Zukunft. Auf Ihrem Schreibtisch sollten nur Unterlagen mit Gegenwartsbezug zu finden sein, also Dinge, die Sie heute erledigen müssen. Erledigte Dinge bzw. Unterlagen zu Aufgaben, die erst bevorstehen, haben auf Ihrem Schreibtisch nichts verloren.

Da Ihr Schreibtisch eine Arbeits- und keine Ablagefläche sein soll, müssen Ihre Arbeitsutensilien einen anderen Platz finden. Wo welche Dinge platziert werden, sollte nach Häufigkeit des Gebrauchs entschieden werden:

–        Platzieren Sie das Telefon gegenüber Ihrer Schreibhand

–        Stifte in einen Stiftbecher. Verwenden Sie keine Schalen!

–        Stifte: ein Kugelschreiber, ein Bleistift, ein Marker in Ihrer bevorzugten Farbe. Sie brauchen nicht mehr! Alle anderen Stifte gehören in die Schublade; genauso wie die Schere.

–        Eine Rechenmaschine, die Sie nur einmal im Monat verwenden, hat auf Ihrem Tisch nichts verloren

Bürogeräte wie Fax, Drucker, Kopierer sollten in Ihrem Büro, aber nicht schreibtischnah aufgestellt werden – so vermeiden Sie Lärmbelästigung, Abluft und Tonerstaub!

Ihr Schreibtisch ist ein Arbeitsplatz und kein Museum

Ordnung ist nicht nur eine Form der Ästhetik. Wenn man mitten in einer Aufgabe ist, kann das auf Außenstehende durchaus chaotisch wirken, aber das muss nicht für Sie selbst gelten. Wenn Sie eine Aufgabe beenden oder für längere Zeit unterbrechen, sollten Sie Ordnung auf Ihrem Tisch schaffen.

Gewöhnen Sie sich daran, Dinge gleich wieder wegzulegen!

Nutzen Sie Ihre Schubladen und andere schreibtischnahe Ablagemöglichkeiten. Taschenrechner, Stempel, Locher, Hefter, Kosmetikartikel – dies alles gehört in Schubladen und kann bei Bedarf herausgeholt werden. Was Sie oft brauchen, kommt in die oberste Schublade Ihres Rollcontainers, was weniger oft benutz wird, in die unteren. Verwenden Sie Ordnungshilfen wie Schachteln, Sortierkästchen, Trennelemente. Machen Sie sich das Leben leichter, wo es nur möglich ist.

Den Papierberg bewältigen

Wollen Sie Papierstapel aufräumen, sortieren Sie diese in einem ersten Schritt nach wegwerfen oder behalten. Wegwerfen sollten Sie jedenfalls alte Werbung, erledigte Aufgaben und veraltete Informationen, Ideen oder Notizen. Widmen Sie sich in einem zweiten Schritt dem behalte-Stapel: ordnen Sie diesen nun in Aktuelles (zu erledigende Aufgaben, Schriftverkehr, aktuelle Projekte, Termine, Notizen, usw.), Information (Unterlagen zum Nachschlagen) oder Ablage (abgeschlossene Projektunterlagen, Verträge, etc.). Nun haben sie die Dinge vorsortiert.

Morgen schauen wir uns an, wie Sie mit diesen ungeordneten Unter-Stapeln umgehen.

Werden Sie aktiv! Nur lesen bringt nichts!

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