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Ob es darum geht einen Berg Zahlen in ein aussagekräftiges Chart zu verwandeln, oder aus trockenen Statistiken Zukunftsstrategien zu entwickeln: das Resultat unterscheidet über Ihren Unternehmenserfolg!

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Denn Zahlen sind Zahlen. Den Unterschied machen Menschen!
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Aufgaben erledigen – Delegieren als Königsdisziplin.

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Aufgaben erledigen – Delegieren als Königsdisziplin.

Heute widmen wir uns dem Thema Aufgaben. Aufgaben entstehen aus der Post, aus Mails, Fax oder Telefon, aus Besprechungen und Gesprächen oder sind routinemäßig gegeben.

Das grundlegende Thema ist die Sortierung: Unterlagen, die Sie nicht nutzen wollen, müssen Sie gleich wegschmeißen. Unterlagen, die Sie nicht weiterbearbeiten, jedoch aufbewahren müssen, kommen in die Ablage, Ideen und notierte Stichworte in ein Ideenfach.

Den Rest bilden die Aufgaben, die zu bearbeiten sind. Diese können Sie in vier Stapel aufteilen: sofort erledigen, heute, später, delegieren. Ordnen Sie den einzelnen Aufgaben Prioritäten zu: setzen Sie diese nach zwei Kriterien fest: wichtig (ja/nein) und dringend (ja/nein). Es gibt nun folgende Varianten: A = ja/ja, B = ja/nein, C = nein/nein. Durch Termindruck kann aus einer C-Aufgabe eine A-oder B-Aufgabe entsteht. Eine C-Aufgabe kann somit durch Zeitdruck dringend, aber niemals wichtig werden.

Arbeiten Sie lieber mit Farben?  Dann können Sie statt A-B-C auch mit zB farbigen Klarsichthüllen arbeiten. Dadurch erreichen Sie eine noch größere Übersicht. Für die meisten ist die primäre Signalfarbe rot. Verwenden Sie also für Aufgaben mit der höchsten Priorität und Dringlichkeit rote Hüllen, für die anderen blaue, grüne oder gelbe.

Erledigen Sie alles, was Sie sofort erledigen können, sofort! Diese Aufgaben brauchen Sie nicht einzuplanen oder in Ihre Tagesordnung einzuordnen. Alle kleinen, recht schnell und unkompliziert zu erledigende Aufgaben – das sind alle, die nicht länger als 5 Minuten brauchen – eignen sich zum Sofort-Erledigen.

Delegieren ist die Königsdisziplin.

Delegieren ist ja schön und gut, aber meine Aufgaben kann mir eh keiner abnehmen. Bis ich das jemandem erklärt habe, habe ich das schon dreimal selbst erledigt. Außer mir hat sowieso keiner Ahnung, wie es geht.

Na kommt Ihnen das bekannt vor? Selbst wir ertappen uns hin und wieder bei genau diesen Sätzen. Viele MitarbeiterInnen im Büro fühlen sich einfach unersetzlich. Sie haben das Gefühl, dass kein anderer die Aufgaben so gut, so schnell und so richtig erledigt wie sie selbst.

Aufgaben erledigen ist gut, delegieren ist besser. Ist jemand anderes zuständig? Muss ich das wirklich selbst erledigen? Ist jemand anders besser geeignet? Natürlich gibt es auch Aufgaben, welche sich nicht zum Delegieren eignen, wie Leistungsaufgaben, Personalagenden oder vertrauliche Vorgänge.

Delegieren Sie, aber richtig.

Das Wie beim Delegieren erfordert Fingerspitzengefühl. Je nachdem wie ausgeprägt die Kenntnisse und Fähigkeiten Ihres Gegenübers sind, sollten Sie verschiedene Dinge beim Delegieren beachten. Sind die Kenntnisse des anderen gering, geben Sie detaillierte Anweisungen und überwachen Sie engmaschiger; sind die Kenntnisse hoch, wird es womöglich genügen Hintergründe und Zusammenhänge zu erläutern, Ziele festzusetzen und die Terminisierung zu kontrollieren.

Wenn Sie eine Aufgabe delegieren, liegt die Verantwortung nach wie vor bei Ihnen. Dies können Sie manuell mittels To-Do-Listen tun oder durch computergestützte Programme wie zB Outlook-Aufgaben automatisieren. Bei Letzteren werden Sie automatisch informiert, sobald eine Aufgabe erledigt ist und können so einen noch genaueren Überblick behalten.

Trotz allem kann es sein, dass es tatsächlich nicht möglich ist, Aufgaben zu delegieren. Bei aufwendigen Routineaufgaben sollten Sie sich überlegen, was passiert, wenn Sie die Aufgabe reduzieren, halbieren oder weglassen. Und ist dies nicht sinnvoll, steht Ihnen immer noch die Möglichkeit Ihre Aufgabe an einen professionellen externen Dienstleister out-zu-sourcen. Auf lange Sicht ist es lukrativer vier Stunden Ihrer Arbeit in Kundenakquise zu investieren, als mit der mühsamen Erstellung der unverständlichen Buchhaltung zu verbringen.

Denn Zeitverschwendung geht zu Lasten des eigenen Geldbeutels. Wir analysieren mit Ihnen Ihre Zeitfresser!

www.kopf-geld.at

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