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Ob es darum geht einen Berg Zahlen in ein aussagekräftiges Chart zu verwandeln, oder aus trockenen Statistiken Zukunftsstrategien zu entwickeln: das Resultat unterscheidet über Ihren Unternehmenserfolg!

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Chaos – eine Ordnung, die wir nicht verstehen

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Chaos – eine Ordnung, die wir nicht verstehen

„Chaos ist das Wort, das wir für eine Ordnung erfunden haben, die wir nicht verstehen.“ Unser heutiger Aphorismus stammt von Henry Miller, einem US-amerikanischen Schriftsteller. In diesem Sinne beleuchten wir heute das Thema Ordnung ins Chaos unserer Aufgaben bringen und diese besser ordnen.

Fangen wir mit der Frage an: wie erfassen Sie Ihre Aufgaben? Auf Zetteln, im Kalender, auf To-Do-Listen, in einem Wochenplan, auf Post-it‘s, mit markierten Mails oder schlichtweg im Kopf?

Und wo haben Sie die dazugehörigen Unterlagen? Stapeln sich diese auf Ihrem Tisch, in Mappen, in Klarsichthüllen, in einem Ablagekorb, in der Zwischenablage – in Papier- oder digitaler Form? Wie fügen Sie die verschiedenen Arten von Unterlagen zusammen? Übersehen Sie nichts?

Ist die Antwort nein, dann herzlichen Glückwunsch, es ist alles in bester Ordnung.

Haben Sie jedoch Schwierigkeiten sich einen Überblick zu verschaffen, lohnt es sich wahrscheinlich, sich kritisch mit Ihrem Ablagesystem auseinander zu setzen.

Ordnen und Aufbewahren

Ihre Aufgaben sollten an einer Stelle gesammelt werden. Keine handschriftliche Liste und eine in Outlook. Das ist erstens doppelt und zweitens ist keine von beiden vollständig. Entweder so oder so.

Persönlich muss ich sagen – ich habe noch niemanden gesehen, der eine absolut digitale To-Do-Liste führt. Warum? Weil die Notiz auf Papier eben schneller geht oder wie so oft, der Computer nicht zur Hand ist. Jedoch ist dies durchaus möglich – es erfordert nur einen noch strengere Selbstdisziplin.

Alles, was Sie nicht sofort erledigen können – weg damit. Auf einen festen Platz! So behalten Sie alles im Blick und versäumen keinen Termin. Unerledigtes können Sie in ein passendes System einordnen: Ablagekörbe, Hängemappen, Registermappen, mit Farben oder ohne – wichtig ist das richtige System für Ihre Anforderungen zu finden.

Verwenden Sie nur eine Form von Materialien.

Verteilen Sie nicht einige Aufgaben auf Ablagekörbe, andere auf eine Wiedervorlagemappe, andere wieder auf Hängeregister. Das erschwert die Übersicht und für eine Vertretung ist das System undurchschaubar. Entscheidend ist, das richtige System für Ihre Anforderungen zu finden. Nicht für jeden sind Hängemappen geeignet, nicht alle können mit Ablagekörben umgehen und nicht jeder sieht in einer Wiedervorlagemappe Sinn.

Ordnen Sie die Unterlagen in Ihren Körben oder Fächern nach Wochentagen (Mo-Fr) und darin jeweils nach Priorität. So sehen Sie wenn es an einem Tag einen größeren Arbeitsanfall geben wird und können vorplanen. Richten Sie eine Ablagestelle für „Weiß-nicht-wohin-damit“ und „Schnellzugriff“ ein. In erstere kommen alle unklaren Dokumente rein, in zweite Unterlagen, die Sie oft benötigen wie zB Telefonlisten. Auch ein Fach „Warten-Auf-Antwort“ ist oftmals hilfreich, wenn Sie Reaktionen von Kollegen oder externen Partnern abwarten müssen. Richtig terminiert werden diese unerledigte Aufgaben als Erinnerungen in Ihre Tagesplanung überführt.

Verstauen ist nicht alles

Natürlich ist der Sinn der Sache nicht, dass die Unterlagen in Ihren Ablagekörben, Hängemappen, Registern verschwinden. Sie müssen rechtzeitig in Ihre Tagesplanung wandern. Hier wiederum gilt: es gibt nur einen Ort, an dem die Aufgaben aufgeschrieben werden: eine To-Do-Liste, keine Zettelchen. Und es gibt nur einen Ort an dem die Unterlagen dazu gesammelt sind.

Haben Sie einen Heute-Aufgaben-Ort? Ja meinen Schreibtisch.

Das ist nett. Aber Ihr Schreibtisch ist kein Parkplatz für Unerledigtes. Und wo sind die Unterlagen in elektronischer Form? Sicher nicht auf dem Tisch. Denken Sie auch noch an die Aufgaben ohne Unterlagen. Diese Informationen müssen in einer handschriftlichen oder elektronischen Liste hinterlegt sein und mit den heute-Unterlagen zusammenfließen.

Die Unterlagen sollten an einem heute-Ort gesammelt werden, um einerseits erkennbar zu machen, mit wieviel Arbeitsanfall zu rechnen ist und andererseits, um mit einem Griff verfügbar zu sein.

Planung ist die halbe Arbeit

Tagesplanung ist gut, aber bei Weitem nicht ausreichend. Wochenplanung ist ein Muss. So können Sie größeren Arbeitsanfall rechtzeitig erkennen. Eine Aufgabenliste in Outlook oder eine handschriftliche To-Do-Liste ist noch keine Tagesplanung. Legen Sie sich eine Reihenfolge zurecht und ordnen Sie den Dingen feste Zeiten zu; versuchen Sie Ihren Arbeitstag zu systematisieren.

Etwas fürs Auge

Setzen Sie Farben ein, denn Farben bringen bereits Struktur in Ihr Ordnungssystem. Bevor Sie sich jedoch in ein Regenbogenparadies stürzen – legen Sie ein durchgehendes Farbsystem fest: nach Prioritäten, nach Tätigkeiten oder nach Aufgabenfeldern.

Entfalten Sie sich!

Für Organisation gibt es kein 08/15 Rezept. Es gibt keine alleinige Lösung, die für jeden gilt und zu jedem passt. Auch das beste System sollte ab und zu auf den Prüfstand gestellt werden, denn die Dinge verändern sich. Vielleicht geht es einfacher, besser, schneller? Dann gilt: offen sein und anpassen!

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